MYPEOPLE DOC : la plateforme de gestion RH

La gestion efficiente des ressources humaines est d’une importante capitale pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Entre recruter, motiver les employés et gérer les tâches administratives, difficile de ne pas la trouver complexe. D’où la nécessité de recourir à des outils de gestion RH tels que MyPeople Doc. Ce dernier est un coffre électronique très performant qui permet aux établissements d’atteindre leurs objectifs. Que savoir de cette plateforme ? Réponse dans cet article.

Généralités sur la plateforme MYPEOPLE DOC

MyPeople Doc est un système de gestion des ressources humaines qui a vu le jour en 2008. Outre la gestion RH, il assure également les interactions entre une entreprise et ses employés. Cet outil digital est notamment pratique pour favoriser une bonne communication au sein d’une organisation. Ses fonctionnalités permettent de :

• numériser les données de l’entreprise pour un accès libre ;
• sauvegarder et centraliser les informations importantes sur un seul logiciel ;
• recevoir des documents administratifs par voie électronique ;
• sécuriser les fichiers dans un coffre-fort personnel…

Pour accomplir parfaitement toutes ces tâches, cet outil de gestion des ressources humaines se base sur un système SAAS. Ce dernier facilite également l’automatisation des tâches RH. C’est important de souligner que MyPeople Doc fonctionne sur Smartphone et tablette.

Lancé en 2009 puis racheté par Ultimate Software, ce logiciel est devenu aujourd’hui la référence en matière de solution de gestion RH dans le monde. Ses qualités font qu’il est utilisé par plus de 250 établissements français. Parmi ceux-ci, figurent les grandes entreprises telles que Starbucks, Total, Canal+, Bouygues Telecom, Ubisoft ou encore Banque Accord.

Le principe de fonctionnement de MyPeople Doc

L’objectif de MyPeople Doc est d’aider les entreprises à simplifier au maximum leurs tâches des ressources humaines. Il s’agit en effet d’un système de service cloud qui centralise les documents administratifs et facilite les opérations de la DRH. Pour cela, le logiciel digitalise le travail administratif de la direction des ressources humaines.

MyPeople Doc se révèle une excellente alternative à l’utilisation d’un grand nombre de papiers A4. Les entreprises n’ont plus besoin d’emmagasiner des fiches d’employés dans les armoires. Tous leurs dossiers se trouvent désormais en ligne et accessible H24 et 7j/7. Cela facilite le tri des documents administratifs et améliore ainsi la gestion des salariés. Il s’agit en fait du principe de fonctionnement d’un logiciel SIRH tel que MyPeople Doc.

Comment bien utiliser le coffre mypeopledoc ?

Les utilisateurs de MyPeople Doc possèdent tous un coffre numérique personnalisable. C’est un lieu sûr pour stocker les bulletins de paie de ses salariés. Les entreprises peuvent choisir aussi de les renommer, automatiser le processus afin de les classer et améliorer leur gestion.

La plateforme possède l’option « partage de documents » qui permet de rendre accessibles ces documents. Il faut savoir que la capacité maximale d’un fichier sur MyPeople Doc est de 250 Mo. De même, la capacité totale du cloud est limitée à 10 Go.

Afin de bénéficier de plus d’espace, il est conseillé de supprimer tous les fichiers inutiles de la plateforme. Petit avantage : les fichiers supprimés par inadvertance peuvent être récupérés.

Par ailleurs, les chefs d’entreprises peuvent partager les accès des comptes avec d’autres employés si la politique de la société le permet. Quoi qu’il en soit, ils recevront toujours un message de notification à chaque fois qu’une transaction de documents sera effectuée. La plateforme offre la possibilité aux administrateurs de consulter l’historique d’actions de leur compte. Ils peuvent voir :

• les horaires de connexion de leur compte ;
• les tentatives de connexion non abouties ;
• le téléchargement de fichiers ;
• les documents consultés depuis leur compte.

Cette fonctionnalité assure la sécurité de chaque compte MyPeople Doc. Chaque administrateur peut suivre de près l’utilisation de ses collaborateurs.

Pourquoi adopter MyPeople Doc pour son entreprise ?

Plusieurs raisons peuvent motiver une entreprise à utiliser la plateforme MyPeople Doc.

Validité des documents sur le plan juridictionnel

MyPeople Doc dispose d’un plus que les autres logiciels de mails ne possèdent pas. En plus de faciliter l’envoi des fichiers, il leur confère également une légitimité sur le plan juridique. En effet, les documents qui se trouvent sur la plateforme sont horodatés et suivis d’une signature électronique. C’est cela qui les rend légitimes. Le logiciel assure donc l’intégrité des documents, ce que ne peut conférer un simple mail.

Sécurité et coffre-fort électronique

L’autre raison d’opter pour MyPeople Doc est la protection et la conservation des fichiers qu’il garantit. Il s’agit d’un coffre-fort électronique qui se base sur un système de cryptage de qualité supérieure. Les données des entreprises sont conservées en sécurité, car la plateforme n’autorise pas les spams et les publicités. Elle est sécurisée aussi  contre les cyberattaques.

Voici quelques avantages qu’offre un coffre-fort personnel :

• sécurité de tous les documents (fiche de paie, facture, attestation de travail, etc.) déposés dans le coffre fort ;
• organiser les documents par système de libellés ;
• tri des informations à partager avec une tierce personne ;
• vérification de l’historique afin de déterminer une intrusion…

L’autre aspect qui assure la sécurité des documents, c’est l’archivage assuré par la Caisse des Dépôts et consignations Arkhinéo. La plateforme possède aussi des fonctionnalités de sécurité qui permettent aux administrateurs de contrôler l’accès au système et de vérifier les fichiers avant leur envoi.

Les outils proposés par MyPeople Doc

Pour faciliter la gestion des employés aux entreprises, MyPeople Doc met à leur disposition 4 solutions RH : HR Process automation, Employee File Management, Advenced analystics et Case management et Knowledge Portal.

HR Process automation

Cette solution permet de suivre un employé depuis sa date de recrutement, d’établir des documents et de calculer les primes dans le but de motiver le salarié.

Employee File Management

Cet outil assure la gestion des archives, la sauvegarde des bulletins de salaire électronique et la confidentialité des données.

Advenced analystics

Celui-ci analyse la productivité des salariés afin de s’assurer que les objectifs sont atteints. C’est un outil qui permet d’optimiser la qualité des services proposés par une entreprise.

Case management et Knowledge Portal

Ce dispositif proposé par MyPeople Doc permet aux salariés d’envoyer leurs doléances à leurs supérieurs dans de bref délai.

En conclusion, MyPeople Doc se positionne comme l’outil idéal pour favoriser le bon fonctionnement de la DRH d’une entreprise. Il facilite la gestion des ressources humaines et favorise l’atteinte des objectifs de l’établissement.