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La courtoisie dans vos e-mails professionnels : guide pratique

Bien que les réseaux sociaux et messageries instantanées connaissent une popularité croissante, l’e-mail demeure l’instrument privilégié de communication dans le milieu professionnel. Utilisé couramment depuis plus de dix ans, il a largement remplacé le courrier postal aussi bien dans les échanges personnels que professionnels. Pour maintenir de bonnes relations et ne pas offenser le destinataire, il est conseillé de maîtriser certaines normes de courtoisie lorsqu’on envoie un e-mail.

L’importance d’une adresse courriel d’affaires pour le professionnalisme

Dans le contexte professionnel, il est crucial d’utiliser une adresse e-mail adéquate qui reflète votre sérieux. Optez pour une adresse qui intègre votre nom et prénom, ce qui permettra d’affirmer votre identité professionnelle. Évitez absolument des adresses trop familières ou fantaisistes telles que lovelygirl@… ou greatman@… qui ne sont pas appropriées dans ce milieu.

Choisir avec soin le destinataire pour prévenir les maladresses

Faites bien attention à saisir l’adresse du destinataire correctement dans le champ dédié. C’est vraiment important, surtout quand il s’agit de courriels confidentiels, de vérifier qui est mis en copie. Vous ne voudriez pas qu’un message destiné à votre directeur atterrisse chez un fournisseur, ou l’inverse. Cela pourrait être perçu comme très impoli.

Indiquer l’objet de manière explicite

Pour encourager vos destinataires à ouvrir votre e-mail, l’objet doit être précis et indiquer clairement le contenu du message. Par exemple, utilisez des formulations comme « Rendez-vous du …/sur … » ou « Retour sur … ». Dans le cas d’un courriel nécessitant une attention rapide, ajoutez « Urgent » ou « Haute priorité » mais uniquement si c’est justifié. Lorsque vous envoyez un e-mail à caractère général au sein de l’entreprise, mentionnez d’abord le destinataire spécifique tel que : « Attn. Monsieur le Directeur Général, offre de collaboration ».

S’adresser en premier lieu à votre interlocuteur

Utilisez une salutation adéquate pour débuter vos e-mails, en particulier lors d’une première interaction. Privilégiez la mention du nom ou de la fonction de votre interlocuteur, telles que :

  • Monsieur X / Madame Y
  • Monsieur le Directeur

Esquivez l’usage d’un mot trop informel tel que « Bonjour » seul, ce qui pourrait être perçu comme impoli ou trop direct.

Le tutoiement n’est pas de mise

Lors de l’échange d’e-mails professionnels, certaines règles de politesse sont à respecter. Voici un résumé des points essentiels concernant l’usage du vouvoiement et du tutoiement :

  • Optez pour le vouvoiement lors d’une première correspondance ou dans la communication entre deux entités distinctes.
  • Le passage au tutoiement peut être envisagé si un interlocuteur le suggère pour rendre les échanges moins formels ou si les deux parties se tutoient déjà au sein de l’entreprise.
  • Dans certains secteurs, après une première rencontre, il est courant de tutoyer son interlocuteur.
  • Évitez le vouvoiement si vous avez déjà établi un rapport de tutoiement lors de rencontres en personne.

Il est important de choisir la forme d’adresse appropriée afin de maintenir une communication respectueuse et adaptée au contexte professionnel.

Organiser la structure de votre courriel

Pour rédiger un courriel efficace, adoptez les pratiques suivantes :

  • Relisez votre message pour corriger les éventuelles erreurs linguistiques.
  • Gardez une longueur raisonnable, sans excès de contenu.
  • Utilisez une mise en forme aérée avec des paragraphes distincts pour faciliter la lecture.
  • Évitez les points d’exclamation et préférez un ton neutre plutôt que trop personnel.
  • Faites attention à l’emploi correct des majuscules et respectez les règles de ponctuation.
  • Oubliez l’usage des abréviations pour maintenir la clarté de votre propos.

Assurez-vous que le texte de votre e-mail soit direct et qu’il reflète distinctement vos objectifs.

Terminer avec politesse

Merci d’avoir prêté attention à mon message. Si vous avez besoin d’informations supplémentaires, je reste à votre disposition. Pour marquer le respect envers votre correspondant, utilisez des formules de politesse telles que :

  • Cordialement,
  • Bien cordialement,
  • Respectueusement, ou
  • Bien à vous,

suivies d’une virgule. Ou optez pour une expression plus formelle de déférence :

« Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »

Même dans un monde où l’instantanéité prédomine, les conventions de la politesse restent primordiales dans toutes nos interactions. Et n’omettez pas le respect des règles de confidentialité imposées par le RGDP pour éviter toute sanction.

La courtoisie dans vos e-mails professionnels : guide pratique

En tant qu’auteur chevronné spécialisé dans le domaine des entreprises, je explore avec passion les nuances du monde professionnel à travers mes articles, offrant ainsi une perspective informée et analytique sur les tendances, les défis et les succès qui façonnent le paysage entrepreneurial contemporain. Mon engagement à fournir des analyses approfondies et des conseils pratiques vise à inspirer et éclairer les lecteurs avides de comprendre les dynamiques complexes du monde des affaires.

François Givord

En tant qu'auteur chevronné spécialisé dans le domaine des entreprises, je explore avec passion les nuances du monde professionnel à travers mes articles, offrant ainsi une perspective informée et analytique sur les tendances, les défis et les succès qui façonnent le paysage entrepreneurial contemporain. Mon engagement à fournir des analyses approfondies et des conseils pratiques vise à inspirer et éclairer les lecteurs avides de comprendre les dynamiques complexes du monde des affaires.